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Landkreis Harz
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Geschlechterbezeichnung:

Um die Lesbarkeit der Informationen zu erleichtern, wird bei Personenbezeichnungen i.d.R. die männliche Form verwandt. Es sind jedoch Personen aller Geschlechter gemeint.

Elektronische Kommunikation - Zugangseröffnung

Die Kreisverwaltung Harz eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

1. Zugangseröffnung

Der Landkreis Harz bietet Ihnen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung an. Der Landkreis hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. Dies gilt ausschließlich für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung und nicht für Dritte (z.B. verlinkte Einrichtungen, Eigenbetriebe, Tochtergesellschaften, andere Behörden und Institutionen etc.).

Die elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Harz erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung Harz davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung Harz an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Kreisverwaltung Harz keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung Harz nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefes.

Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf den Internetseiten des Landkreises Harz veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Kreisverwaltung Harz übersenden. Darüber hinaus nimmt die Kreisverwaltung Harz ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 4 aufgelistet sind.

Folgende E-Mails werden generell nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z. B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten. Ebenso werden E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) nicht angenommen. In allen diesen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung Harz keine weitere Mitteilung.

2. Formfreie elektronische Kommunikation

Für die allgemeine - nicht rechtsverbindliche - elektronische Kommunikation per E-Mail mit dem Landkreis Harz ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

poststelle@kreis-hz.de

Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse.

Darüber hinaus können Sie nicht rechtsverbindliche E-Mails auch an alle anderen im Internetangebot oder auf Briefköpfen des Landkreises Harz ausgewiesenen E-Mail-Adressen (...@kreis-hz.de) senden.

Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselt gesendete E-Mails wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für unberechtigte Dritte lesbar sind und grundsätzlich auch durch Dritte verändert werden können. Der Landkreis Harz unterstützt eine Transportverschlüsselung auf Basis von TLS 1.2. Aufgrund der generellen Übertragungsrisiken und der Verwendung von SPAM-Filtern kann der Landkreis Harz nicht die Gewähr dafür bieten, dass Ihre E-Mail tatsächlich hier eintrifft. Das Zustellrisiko trägt der Absender. Sollten Sie innerhalb von 14 Tagen keine Rückmeldung erhalten, wird empfohlen, sich erneut an den Landkreis zu wenden, ggf. auf einem anderen Kommunikationsweg (Briefpost, Telefax, Telefon, DE-Mail).

Sollen zur Sicherung der Vertraulichkeit Informationen elektronisch verschlüsselt und/oder signiert an den Landkreis gesendet werden, so steht dafür der DE-Mail-Zugang des Landkreises Harz zur Verfügung:

poststelle@kreis-hz.de-mail.de

Der Empfang und Versand von De-Mails erfolgt an zentraler Stelle. Bitte geben Sie daher in der De-Mail oder den beigefügten Anlagen zwingend einen konkreten Adressaten (Abteilung oder Ansprechpartner) an.

3. Formgebundene elektronische Kommunikation

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung Harz übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z. B. bei der Erhebung eines Widerspruches. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokumentes durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, indem sie

mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und übermittelt werden (Rechtsgrundlage ist Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS VO))
oder

per De-Mail mit der Versandoption nach § 5 Abs. 5 De-Mail-G (absenderbestätigte De-Mail) übersendet werden.

4. Technische Rahmenbedingungen

Bitte haben Sie Verständnis, dass die virtuelle Poststelle des Landkreises nicht alle auf dem Markt vorhandenen Dateiformate, Signaturkarten und Signatur- und Verschlüsselungsprogramme unterstützen kann. Wir bemühen uns, die gängigsten rechtsicheren Standards für Sie vorzuhalten.

Nachfolgende Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation werden von der Kreisverwaltung Harz unterstützt:

A. Unterstützte Formate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung senden, so finden Sie nachfolgend die zulässigen Formate (Dateiformate Dateiendungen):

Rich Text Format (*.rtf)
Office Dokumente bis einschl. Microsoft Office Version 2013 und OpenOffice/LibreOffice (*.doc, *.docx, *.csv, *.xls, *.xlsx, *.odt)
Portable Document Format (*.pdf)
Reine Textdateien (Format ASCII) als reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen (*.txt)
Hypertext Markup Language (*.html / *.htm)
Bilddateiformate mit den Endungen (*.gif, *.jpg, *.tif, *.bmp, *.png)

Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegengenommen werden. Die Anlagedateien dürfen nicht mit einem Schreib-/Lese-/Druckschutz versehen sein.

B. Maximale Dateigröße

Die Größe einer elektronischen Nachricht (einschließlich Anhänge) darf

20 Megabyte (E-Mail)
10 Megabyte (De-Mail)
nicht überschreiten. Wenn diese Datenmenge überschritten wird, verweigern die Mailsysteme automatisch die Annahme.

5. EU Dienstleistungsrichtlinie

Für Verfahren im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie kann für die rechts­verbindliche Kommunikation ausschließlich das Portal des "Einheitlichen Ansprechpartners Sachsen-Anhalt" http://www.ea.sachsen-anhalt.de genutzt werden.

6. Ansprechpartner/-in

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Harz, so stehen Ihnen die entsprechenden MitarbeiterInnen der Kreisverwaltung Harz unter der Rufnummer 03941–5970-0 oder per E-Mail organisation_personal@kreis-hz.de zur Verfügung.

7. Rechtliche Hinweise

Die Kreisverwaltung Harz übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen den Landkreis Harz sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Land Sachsen-Anhalt.

Da es aus verwaltungsinternen Gründen derzeit nicht möglich ist, alle Anliegen, die per E-Mail eingehen auch auf elektronischem Wege zu beantworten, werden die Nutzer des E-Mail-Zugangs gebeten, neben der E-Mail-Adresse auch ihre Postanschrift anzugeben.